Kasos aparatas – tai kasdienis įrankis daugelyje prekybos vietų: parduotuvėse, kavinėse, paslaugų teikimo vietose. Jo pagalba registruojami pardavimai, spausdinami kvitai, tvarkoma buhalterinė apskaita. Tačiau, kaip ir bet kuris technikos prietaisas, kasos aparatas reikalauja periodinės priežiūros ir aptarnavimo. Kasos aparatų aptarnavimas apima techninę priežiūrą, profilaktinius patikrinimus, gedimų taisymą ir programinės įrangos atnaujinimus. Tinkamai prižiūrimas kasos aparatas užtikrina sklandų verslo darbą, mažina prastovų riziką ir padeda laikytis įstatymų reikalavimų.

Kodėl svarbus kasos aparatų aptarnavimas?

Sklandus veikimas

Įsivaizduokite, kad parduotuvės piko metu staiga sugenda kasos aparatas – negalite pramušti kvitų, klientai nepatenkinti laukia eilėje, kyla chaosas. Reguliarus aptarnavimas ženkliai sumažina tokių netikėtumų tikimybę. Technikas laiku pakeičia nusidėvinčias dalis, patikrina mechanizmus, todėl aparatas rečiau genda. Tai reiškia mažiau prastovų ir didesnį verslo efektyvumą.

Tikslumas ir finansų kontrolė

Kasos aparatas turi tiksliai skaičiuoti – bet koks netikslumas (pvz., klibantis spausdinimo mechanizmas, praleidžiami čekio eilutės) gali iškraipyti apskaitą. Aptarnavimo metu patikrinami svarbūs mazgai, kalibruojami spausdintuvai, svarstyklės (jei integruotos). Tai užtikrina, kad kiekviena transakcija bus tinkamai užfiksuota. Be to, techniškai tvarkingas aparatas spausdina aiškius kvitus – išvengiama ginčų su klientais dėl neįskaitomų čekių.

Ilgaamžiškumas

Kaip ir automobilį, kasos aparatą pigiau prižiūrėti nei „gydyti“ sugedusį. Reguliarus valymas ir priežiūra prailgina jo tarnavimo laiką. Pavyzdžiui, dulkių sankaupos aparate gali lemti ventiliatoriaus ar spausdinimo mechanizmo gedimus. Išvalius vidų, išpūtus dulkes suspaustu oru, aparatas dirbs vėsiau, mažiau strigs. Smulkūs nusidėvėjimo požymiai (klibančios jungtys, skilę laidai) aptinkami anksti ir sutvarkomi, kol dar nesukėlė didesnio gedimo. Taigi, reguliariai aptarnaujant galima tikėtis, kad tas pats kasos aparatas tarnaus gerokai ilgiau.

Atitikimas įstatymams

Labai svarbu – teisės aktų laikymasis. Pagal Lietuvos reikalavimus, kasos aparatus privalo aptarnauti sertifikuotos įmonės, turinčios tam licenciją. Negalima patiems ar pas neautorizuotą meistrą ardyti fiskalinių komponentų. Be to, kai kurios priežiūros procedūros (pvz., fiskalinės atminties keitimas) turi būti fiksuojamos specialiame kasos aparato techniniame pase arba atliekamos dalyvaujant VMI atstovui. Laiku neatlikus privalomų patikrų, galima sulaukti baudų iš mokesčių inspekcijos.

Finansinių duomenų saugumas

Šiuolaikiniuose kasos aparatuose dažnai kaupiami elektroniniai žurnalai, pardavimo duomenys. Aptarnavimo metu paprastai daromos šių duomenų atsarginės kopijos (jei aparatas turi tokią funkciją) arba bent jau tikrinama, ar tinkamai veikia jų perdavimas į i.MAS/i.EKA sistemas. Gedimo atveju aptarnaujanti įmonė gali išsaugoti fiskalinės atminties duomenis, kad jie neprarastų (tai itin svarbu VMI patikrinimų atvejais). Tad profesionalus aptarnavimas prisideda prie jūsų verslo duomenų apsaugos.

Kasos aparato aptarnavimo paslaugos

Kas įeina į kasos aparato aptarnavimo paslaugą?

Aptarnavimo paslauga gali skirtis priklausomai nuo įrenginio tipo (paprastas elektroninis kasos aparatas, POS sistema su kompiuteriu ir pan.), bet dažniausiai apima:

Reguliarūs profilaktiniai patikrinimai
Pvz., kartą per metus ar dažniau, priklausomai nuo apkrovos, technikas atvyksta apžiūrėti aparato. Apima vidinių mechanizmų valymą (dulkės, popieriaus skutai), spausdintuvo galvutės patikrą, klaviatūros, ekranų veikimo testą. Patikrinama, ar nėra laisvų jungčių, aprūkusių kontaktų – laiku pastebėjus, sutvarkoma. Taip pat įsitikinama, kad plombos nepažeistos (kasos aparatas plombuojamas siekiant išvengti neautorizuoto taisymo, tam kad atitiktų VMI reikalavimus).

Programinės įrangos atnaujinimai
Jei aparatas yra sumanus ar jungiamas prie kompiuterio, aptarnavimo metu atnaujinama jo programinė versija (firmware). Gamintojai išleidžia atnaujinimus, kurie pataiso klaidas, pagerina saugumą ar prideda naujas funkcijas. Neatnaujinus, aparatas gali turėti saugumo spragų ar neatitikti naujų VMI reikalavimų. Pvz., keičiantis fiskalizacijos sistemai (diegiant i.EKA), daugelis kasos aparatų buvo atnaujinti, kad galėtų automatiškai perduoti duomenis mokesčių inspekcijai.

Gedimų taisymas
Jei aparatas pradeda streikuoti (pvz., stringa popierius, klaidos pranešimai ekrane, netiksliai skaičiuoja), aptarnavimo Įmonė atvyksta pagal iškvietimą. Remontas gali būti atliekamas vietoje (smulkius dalykus, pvz., pakeisti spausdintuvo termo galvutę, klavišus) arba paimamas į servisą rimtesniam remontui. Kai kuriais atvejais, jei gedimas susijęs su fiskaline atmintimi, gali reikėti VMI leidimo atplombuoti – tam būtinai reikia sertifikuotos aptarnavimo Įmonės dalyvavimo.

Kalibravimas ir patikra
Jeigu kasos aparatas integruotas su elektroninėmis svarstyklėmis, aptarnavimo metu tikrinamas jų tikslumas. Taip pat tikrinama, ar teisingai spausdinamos datos, ar baterija (jei yra vidinė akumuliatorinė baterija atminčiai) laiko, ar tinkamai veikia ryšio moduliai (pvz., SIM kortelė, jei aparatas siunčia duomenis).

Konsultacijos ir apmokymai
Dažnai aptarnaujantysis specialistas gali pamokyti personalą: kaip keisti kasos juostą, daryti X ir Z ataskaitas, elgtis aptikus klaidą. Taip pat pataria, kaip prižiūrėti kasdien: nedėti aparato prie karščio šaltinių, valyti ekraną su tam tinkamais valikliais ir kt. Šios konsultacijos padeda išvengti naudotojo klaidų, kurios gali sukelti gedimus.

Kaip dažnai reikia aptarnauti kasos aparatą?

Profilaktika
Rekomenduojama bent kartą per metus atlikti profilaktinį aptarnavimą. Kai kurių gamintojų aparatai turi techninio paso reikalavimą – kas 12 mėn. įrašyti aptarnavimo Įmonės žymą apie patikrą. Jei veikla intensyvi, galima tai daryti dažiau – kas pusmetį.

Fiskalinės atminties keitimas
Senesnių kasos aparatų fiskalinės atminties modulis turi ribotą kvitų skaičių. Po tam tikro kiekio kvitų ar ataskaitų, modulis keičiamas ir archyvuojamas. Keitimą atlieka aptarnavimo Įmonė dalyvaujant VMI.

Operatyvus gedimų šalinimas
Gedimo atveju kreipkitės į aptarnavimo Įmonę. Dauguma jų atvyksta tą pačią ar kitą dieną. Versle svarbus greitis: jei aparatas neveikia, reikia taikyti rankinio kvito tvarką. Tačiąu gedimą būtina nedelsiant šalinti ir atnaujinti duomenis.

Neprivalomas, bet naudingas aptarnavimas
Rūpintis aparatu net jei to nereikalauja įstatymai yra logiška. Aptarnavimo sutartis su patikima įmone suteikia konsultacijas, pirmenybinį aptarnavimą ir ramybę.

Įgalioto serviso pasirinkimas

Kadangi tai licencijuota veikla, rinkitės tik įgaliotas įmones. Patikrinkite, ar turi VMI sertifikatą. Tokie paslaugų teikėjai turi reikiamą kompetenciją, gauna informaciją iš gamintojų ir turi dalių. Kai kurios įmonės specializuojasi konkretiems modeliams.

Jei veikiate keliuose miestuose, rinkitės įmonę su padaliniais. Sudarant sutartį, atkreipkite dėmesį į reakcijos laiką, darbo valandas, pakaitinio aparato suteikimo galimybę, kainodarą.

Patarimai eksploatuojant kasos aparatą

Švara
Laikykite aparatą švarų. Neleiskite skysčiams patekti ant klaviatūros. Dulkes valykite minkštu teptuku.

Juostos keitimas
Apmokykite darbuotojus teisingai keisti juostą. Palikite atsarginę dalį, keiskite, kai pasimato raudonas kraštelis.

Elektros priežiūra
Naudokite UPS, jei elektros tiekimas nestabilus. Tai apsaugos nuo žalos aparatui.

Kasdienės ataskaitos
Dienos pabaigoje spausdinkite Z ataskaitą. Laiku atlikti veiksmai padeda išvengti sutrikimų.

Personalo mokymai
Visi darbuotojai turi žinoti kaip elgtis gedimo atveju, kaip atlikti testinius kvitus, kada kviesti techniką.

Išvada

Kasos aparatų aptarnavimas – tai tarsi verslo kasdienybės „techninė apžiūra“. Nors tai papildomos sąnaudos ir rūpestis, jos atsiperka sklandžiu darbu, finansinių duomenų tikslumu ir ramybe, jog laikotės teisės aktų. Reglamentuose aiškiai nustatyta, kad kasos aparatus turi prižiūrėti sertifikuotos įmonės, tad kiekvienas verslininkas turėtų turėti patikimą partnerį šioje srityje. Laikydamiesi aptarnavimo grafikų ir rūpestingai eksploatuodami įrangą, jūs išvengsite netikėtų gedimų, sutaupysite pinigų ilguoju laikotarpiu (mažiau didelių remontų, ilgiau nereikės keisti viso aparato) ir galėsite susitelkti į pagrindinę savo veiklą – aptarnauti klientus ir vystyti verslą.